Si tu empresa cierra el ejercicio contable el 31 de diciembre de cada año, la asamblea ordinaria (o junta de socios) que por ley se debe realizar se suele celebrar en el mes de marzo. Y con razón: es el espacio para aprobar estados financieros, distribuir utilidades, realizar nombramientos y dejar todo formalmente soportado.

Esta guía está pensada para pymes, para que tengas presente fechas clave, paso a paso y un checklist para que la reunión quede bien hecha (convocatoria, derecho de inspección, quórum y acta).

• La reunión ordinaria debe hacerse por lo menos una vez al año, en las fechas estatutarias y, si los estatutos guardan silencio, dentro de los tres (3) meses siguientes al cierre del ejercicio (en la práctica: hasta 31 de marzo cuando el cierre es 31 de diciembre).
• El derecho de inspección tiene tiempos distintos según el tipo de sociedad: 15 días hábiles antes de la reunión (sociedades anónimas y sociedades en comandita) y 5 días hábiles antes (para las SAS), salvo que en los estatutos exista un término superior.
• La convocatoria es realizada por quienes están legalmente facultados. La regla general son los administradores y representantes legales. También puede ser revisor fiscal en los casos donde exista.

1) Fechas clave para asambleas 2026 (pymes)

Fecha límite típica de la asamblea ordinaria

• Si tu ejercicio cerró el 31 de diciembre de 2025 y los estatutos no fijan fecha, la reunión ordinaria se realiza dentro de los tres meses siguientes, es decir, en la práctica hasta el 31 de marzo de 2026.

Derecho de inspección (para aprobar estados financieros)

• Sociedad anónima y Sociedades en comandita: dentro de los 15 días hábiles anteriores a la reunión en la que se considerarán estados financieros.
• Sociedades por acciones simplificadas (S.A.S.): dentro de los 5 días hábiles anteriores a la reunión (o el término mayor que indiquen estatutos).

Tip pyme: define la fecha de asamblea y, desde ahí, fija el inicio de inspección y el envío de documentos a socios/accionistas.

2) Paso a paso para preparar la asamblea 2026 (sin enredos)

Paso 1 — Define el tipo de reunión y la modalidad

• Ordinaria: Es la que se hace anualmente para revisar estados financieros, utilidades y decisiones recurrentes.
• Modalidad: Puede ser presencial, no presencial o mixta (según lo definido en los estatutos y práctica societaria).

Paso 2 — Prepara el paquete documental de la reunión

Antes de convocar, ten listo lo que se someterá a aprobación:

• Estados financieros del ejercicio (y soportes que correspondan según tu estructura interna).
• Propuesta de distribución de utilidades / destinación de resultados.
• Documentos que se pondrán a disposición en el derecho de inspección.

Paso 3 — Convoca correctamente (quién convoca y cómo)

Solo pueden convocar quienes están facultados legalmente (regla general: administradores y representantes legales; y en escenarios aplicables, revisor fiscal u autoridad competente).

Incluye en la convocatoria:

• Fecha y hora
• Lugar o enlace/medio (si es virtual)
• Orden del día
• Indicación del ejercicio del derecho de inspección (fechas y lugar/medio).

Paso 4 — Garantiza el derecho de inspección

Define el lugar/medio y la ventana temporal aplicable (15 o 5 días hábiles, según tipo societario), y deja evidencia de la disponibilidad de los documentos.

Paso 5 — Realiza la reunión: quórum, deliberación y decisiones

Durante la reunión:

• Verifica quórum y representación
• Revisa y aprueba estados financieros
• Decide sobre utilidades
• Realiza nombramientos si corresponde
• Deja constancia de proposiciones y votaciones

Paso 6 — Elabora el acta con estándar “defendible”

El acta es tu principal soporte frente a socios, bancos, terceros y autoridades. Debe contener, como mínimo:

• fecha, modalidad, asistentes/representaciones
• quórum
• decisiones y votaciones
• anexos relevantes (cuando aplique)

La Superintendencia de Sociedades ha publicado guías y pautas para reuniones del máximo órgano social que ayudan a estandarizar buenas prácticas de soporte.

Paso 7 — Archivo y registro interno

• Asegura el archivo del acta en el libro correspondiente y el soporte de anexos.

3) Cambios y “puntos de atención” que vienen tomando fuerza desde 2025

Entre el 2025 y el 2024 la Superintendencia de Sociedades mantuvo y reforzó lineamientos prácticos sobre:

• personas facultadas para convocar, formalidades y reglas de convocatoria
• estándares de reunión del máximo órgano social y soporte documental (pautas e infografías)

Para las pymes, esto se traduce en una idea simple: la forma (convocatoria, inspección, acta y soportes) pesa tanto como el contenido de las decisiones.

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