Conciliar también es hacer empresa
Por: José Mondragón Díaz
Los problemas en una empresa no siempre se generan por las bajas ventas o las dificultades del mercado. A veces, todo empieza con una factura que nadie paga, un proveedor que no cumple la fecha de entrega, un cliente inconforme con el servicio o un contrato que cada parte interpreta de manera diferente. Al principio, estos asuntos parecen pequeños y nadie les presta mucha atención. Sin embargo, cuando no se atienden a tiempo, se pueden convertir en discusiones, pérdidas económicas, relaciones comerciales deterioradas e, incluso, procesos judiciales que gastan tiempo y recursos.
En ocasiones, los empresarios asocian los asuntos jurídicos con contratos extensos, abogados y juzgados con procesos largos y complejos. Sin embargo, una gestión legal responsable también consiste en anticiparse a los problemas, establecer reglas claras y contar con herramientas para resolver las diferencias cuando aparecen.
Para las pymes, donde cada cliente cuenta y cada peso importa, aprender a prevenir y resolver los conflictos es también una forma de cuidar el negocio. Para lograr ese propósito, la conciliación puede convertirse en una gran aliada.
¿Qué es la conciliación y cómo puede ayudar a una empresa?
La conciliación es un mecanismo alternativo de solución de conflictos mediante el cual dos o más personas, que pueden ser naturales o jurídicas, buscan resolver sus diferencias con la ayuda de un tercero neutral y calificado, llamado conciliador. Por medio de negociaciones y fórmulas de arreglo que ayuda a construir ese conciliador, las partes logran finalizar ese conflicto, sin necesidad de acudir a una instancia judicial o más costosa.
La conciliación debe ser vista como una oportunidad para sentarse a conversar sobre un problema, escuchar las posiciones de cada parte y buscar una solución que resulte aceptable para los involucrados. El conciliador facilita el diálogo, pero no impone una decisión: son las partes quienes deciden si llegan a un acuerdo.
En Colombia, la conciliación está regulada, entre otras disposiciones, por la Ley 2220 de 2022, conocida como el Estatuto de Conciliación, norma que establece el marco jurídico aplicable a este mecanismo.
Para una pyme, la conciliación puede ser útil en situaciones en donde existen facturas pendientes de pago, incumplimientos contractuales, conflictos relacionados con arrendamientos comerciales o reclamaciones por daños y perjuicios, por nombrar algunos casos. En tales situaciones, las partes involucradas pueden definir nuevos plazos, acordar ciertos pagos y concesiones, definir la forma en cómo se debe aplicar una cláusula, ceder para lograr acuerdos. Es decir, la conciliación resuelve el conflicto a través de soluciones prácticas que las mismas partes definen, lo que reduce los tiempos de discusiones y permite tomar decisiones prácticas para la continuidad de las relaciones comerciales.
Sin embargo, hay que tener en cuenta que no todos los conflictos pueden resolverse mediante conciliación. La procedencia depende de la naturaleza del asunto y de las reglas legales aplicables. Por eso, antes de iniciar el trámite, es importante verificar que el caso pueda someterse a este mecanismo.
¿Qué debe hacer una pyme cuando surge un conflicto?
No es necesario esperar a que el problema se vuelva inmanejable. Lo más recomendable en una buena práctica comercial consiste en actuar desde el comienzo:
Cuando ocurre la situación que puede verse como “un conflicto”, lo primero es dialogar: intentar una conversación directa en donde se explique lo ocurrido, las afectaciones y las posibles soluciones que se pueden dar. Si esto no permite resolver ese asunto, ya se debe iniciar con acciones más formales.
Resulta muy importante documentar esa situación. Para ello, el empresario debe reunir los contratos, las facturas, los correos electrónicos, los comprobantes de pago y demás documentos relacionados con el desacuerdo.
Con todo el arsenal de documentos, se debe considerar la conciliación. Si no se alcanza una solución directa, se puede acudir a un centro de conciliación autorizado o a otra autoridad competente, según el asunto. Allí se orientará a las partes sobre el trámite y los requisitos aplicables.
Ya en el desarrollo de la conciliación, es importante construir un acuerdo realista y claro. No basta con firmar un documento, sino que las obligaciones que se generan en este espacio deben ser viables, precisas y verificables, para que las partes sepan exactamente a qué se comprometieron. Si no se logra un acuerdo, la conciliación no impide acudir a la justicia cuando corresponda. Los efectos procesales de la solicitud y de las constancias expedidas dependerán de las reglas aplicables al caso concreto.
Conciliar también es prevenir
La conciliación no garantiza que todas las partes queden satisfechas ni reemplaza la asesoría jurídica cuando esta es necesaria. Lo que ofrece es una oportunidad estructurada para dialogar, negociar y buscar una solución con respaldo legal. Para una pyme, esa oportunidad puede significar recuperar una cartera, cerrar una diferencia contractual, conservar una relación comercial o evitar que un problema manejable se convierta en una carga mayor.
Hacer empresa también es aprender a resolver las diferencias. Por ello, muchas veces una buena conversación, acompañada de un procedimiento adecuado y un acuerdo jurídicamente sólido, puede ser el primer paso para seguir adelante.
